仕事が速くなるプロの整理術／吉越浩一郎

トリンプ・インターナショナル・ジャパン前社長で、「残業ゼロ」「19期連続増収増益」を成し遂げた吉越浩一郎氏。仕事のムダをなくし、劇的なスピードアップを実現することによって、会社の業績を飛躍的に伸ばした吉越流仕事術の中核には、シンプルで実用的な「書類の整理術」がある。その整理術の特徴は「ひと目でわかるようにする」ことにある。メールをプリントし、「やるべきこと」「気づいたこと」を書き込み、クリアファイルに入れて、「締め切り日」の順に収納する。必要な道具は、A4サイズの紙など、すぐに手に入る文房具だけである。ビジネスパーソンにとって、整理とは、「必要なときに、必要な情報が、すぐに取り出せるようにする」ことである。吉越氏はその理想的な仕組みを作り上げ、経営革新に必要なすべての情報を整理していた。紙を使う目的と方法を明確にすれば、仕事はぐんぐん速くなる――。『仕事が速くなるプロの整理術』には、その方法が詳細に明かされている。
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紙を使う目的と方法を明確にする。
・紙のサイズをA4に統一する。
・受け取ったメールなどの「気になるもの」は必ずプリントする。
・気づいたこと、気になったことを書き込む。
・クリアファイルに入れて関連する書類をまとめる。
・デッドラインの日付を明確にして整理保存する。
・仕事が終了したらその書類は破棄する。

図を描く事は、ロジカルに考える訓練になり、仕事に大いに役立ちます。図を描くことが習慣になり、どのように描くかを考える癖がつけば、論理的思考力は確実に高まっていくと思います。
相手を説得したいという気持ちがあれば図は描ける。

緊急性は低いけれど、重要性は高い仕事を部下にやらせる。

社員に対して、思考の材料となる情報を隠さずに与え、その情報で論理を展開させ、自分で結論を出させるようにしていました。情報をオープンにすることによって、社員は自ら積極的に物事を考えるようになります。

私は絶対にこうしなさいとは言わない。その代わり、どうするんですかと問い詰めました。そして必ず、誰が何をいつまでにという3点を決めて、実行するように命じた。

叱ることは労力を使いますし、なんといっても時間の無駄。叱ることよりも対策を練ることに頭を切り替えることが、会社にとっては効果的なのです。

ミスへの対策などは、一般論、抽象論ではなく、具体論まで落とし込まなければ、意味が無い。

自分の信じる道を一生懸命やリトルというのが、リーダーの姿だと思います。部下の意見に耳を傾けつつも、それは参考程度にとどめ、自分の責任において自足に意思決定を行う。それがリーダーだと思います。